용산푸르지오써밋 

관리소장 주지영 / 세대수 아파트 151, 오피스텔 및 상가 817 

 2022년 다섯 번째 사업장탐방의 주인공으로는 서울 용산구에 위치한 용산푸르지오써밋이 선정되었다. 용산 푸르지오써밋은 아파트와 오피스텔, 상가, 오피스가 한 건물에 어우러진 주상복합 건물이다. 구체적으로는 아파트 151세대, 오피스텔, 상가, 오피스 817세대로 구성되어 있다.

 특이한 점은 아파트와 오피스텔, 상가, 오피스 등 다양한 유형의 세대를 하나의 관리사무소에서 통합관리한다는 것이다. 아파트는 공동주택관리법을, 나머지의 경우 집합건물관리에 관한 법률의 적용을 받기 때문에 세대 유형별로 세부적인 관리 방법은 다르지만 관리사무소는 효율적으로 단지를 운영하며 입주민들의 칭찬을 받고 있다.

 그 비결이 무엇인지 지금부터 용산푸르지오써밋의 내면을 함께 들여다보자.

명품관리서비스의 출발은 아파트부터

 용산푸르지오써밋의 완공은 지난 2017년이지만 우리관리가 이 곳의 관리업무를 맡은 것은 지난 2019년 초다. 당시에는 전체 986세대 중 아파트 151세대에 대한 관리업무를 부분적으로 수주하여 업무를 시작했고, 오피스텔 및 상가, 오피스 등 대부분은 여전히 타사에서 관리하고 있었다.

 관리사무소는 아파트 관리업무 인수 당시 철저한 인수점검을 통해 현황을 파악하고 개선점을 찾고자 했다. 점검 결과 아파트 관리비(공용전기료 등) 부과체계, 아파트 시설관리, 서비스 전반에 대한 문제점을 발견하여 빠르게 개선에 착수했다.

  2017년 7월부터 2018년 12월까지 오류로 과오납된 공용전기료 890만원을 청구하는가 하면 산업용 기본료 절감 등을 통해 매월 공용전기료 158만원을 절약하는 성과를 냈다.

 또한 기존 1, 2, 3, 4, 5년으로 보증 범위가 잘못 설정되어 있던 아파트 하자보수 증권을 관계 법령에 맞도록 2, 3, 5, 10년으로 변경하고 계약자명을 입주자대표회의로 변경하여 정상화했다.

 뿐만 아니라 관리사무소는 아파트 세대 전유부분에 대한 서비스를 시행하고 있다는 점도 눈길을 끌었다. 환기필터 교체는 물론, 전등 교체, 거실 및 욕실 슬라이딩 도어 댐퍼 교체, 안정기 교체 등 입주민들이 직접 수리하기 어려운 부분에 대한 출동 서비스를 제공해 좋은 반응을 얻었다.

 깔끔하게 정돈된 주민휴게시설

 

통합관리로 나아가다

 우리관리는 2019년 1월부터 아파트 151세대에 대해 부분적으로 관리업무를 수행하며 다양한 성과를 냈고 그 결과 2020년 11월 업무동(비주거) 의 관리업무도 수주하여 마침내 986세대 전체를 통합관리하게 되었다.

 이 과정에서 주지영 소장은 통합관리와 분리관리 시 인건비 절감, 관리비 절감 비교를 통해 통합관리시 인건비 10% 절감, 개별사용료를 제외한 관리비 절감 4.4% 달성이 가능한 점을 앞세워 입주민들의 선택을 받았다.

 통합 관리사무소가 업무에 착수한 2020년 11월. 용산푸르지오써밋 업무동에도 변화의 바람이 불어왔다.

 먼저 관리사무소는 가장 먼저 각종 제규정 제정(업무시설)을 서둘러 관리업무 객관화에 나섰다. 승강기 운행관리규정, 공용창고 이용규정, 주차장 관리규정, 간판 및 부착물 관리규정 등 단지 실정에 맞는 다양한 제규정이 속속 제정됐다. 기본 매뉴얼 제정을 통해 합리적인 행정관리가 가능해졌고 업무의 일관성을 유지하여 건물 가치 상승에 기여했다는 평가를 받았다.

 이와 함께 오피스 승강기 운행 제어를 통한 입주사 갈등해결 사례도 모범사례로 꼽힌다. 사연은 이렇다. 기존에는 근무 인원이 월등히 많은 특정 층의 출퇴근 시간 승강기 독점으로 상대적으로 근무 인원이 적은 다른 층의 승강기 이용에 불편이 따랐다.

 결론부터 말하면 관리사무소는 승강기 부정지 제어로 민원발생을 최소화 하고 전기료까지 절감했다. 사무실 근무 인원이 많은 회사에 승강기 1대를 전용으로 부여하고 나머지 3대는 타 층 사무실 직원들이 이용할 수 있도록 한 것이다. 이 같은 간단한 조치로 출퇴근 시간 집중 발생했던 민원을 최소화 할 수 있었다.

 특히 과오납 전기료 3억원을 환수하여 입주민에 환급한 사례가 눈길을 끈다. 관리사무소는 지난해 말 경 업무동(오피스텔, 오피스, 상가)의 최근 전기료 고지서를 살피던 중 오류를 발견하고 이의제기 과정을 거쳐 지난 4년간의 전체 소급분을 돌려 받았다. 공용부 개선비를 포함해 전액을 돌려받았고, 향후 매월 750만원의 전기요금 절감효과를 거둘 수 있게 됐다. 환급받은 3억원은 해당 입주민들에게 경위를 설명한 후 이자 등을 포함해 돌려줬다.

 관리사무소에 따르면 2019년 1월부터 우리관리가 관리업무를 수행하고 있던 주거동의 경우 전기요금이 이상 없이 부과되고 있었지만 타사로부터 인수인계를 받아 새로 관리업무를 맡은 업무동의 전기요금에 문제가 있었다.

 이를 발견하고 직접 시정에 나선 김영한 관리실장은 “지난해 업무동의 관리비 부과를 준비하는데 전기요금 고지서에 납득하기 어려운 점을 발견하여 한전에 이의제기를 하게 됐다. 워낙 큰 금액이라서 부담이 컸고 명확한 근거 제시를 위해 관련 규정을 면밀하게 검토하는 등 준비를 철저히 했다”고 밝혔다.

좀더 편리한 생활환경을 위하여

 위에서 언급한 내용 외에도 용산푸르지오써밋 관리사무소는 입주민, 입주사 임직원들의 보다 쾌적한 생활을 위한 많은 노력을 기울였다. 주요 사례는 다음과 같다.

1. 오피스텔 소음민원 해결

 냉방시즌 오피스텔 전체에 발생하는 이상소음 현상을 해결한 사례다. 전문가들에게 여러 차례 문의했음에도 해결하지 못했던 민원이었는데, 직원들의 분석과 아이디어를 기반으로 한 자체 작업으로 해결하여 더욱 칭찬을 받고 있다. 고층부 냉각수 배관의 흔들림을 고정하고 냉각수배관에 슬리브 완충제 투입과 함께 에어퍼지(공기빼기) 작업을 통해 문제를 말끔하게 해결했다.

2. 업무시설 전기차 충전소 무상설치

 환경부의 지원으로 업무시설 주차장 내 전기차 충전소 5대를 설치해 운영한 사례다. 늘어나는 전기차 이용률을 감안하여 빠르게 설치를 추진하여 전기차 운전자들의 충전 고민을 해소해 좋은 반응을 얻었다. 현재는 법정 전기차 충전소 설치 요건 충족을 위해 충전기 10대를 순차적으로 추가하고 있다.

3. 피트니스 클럽 개소

 3년간 공실로 비어 있던 오피스텔 14층의 커뮤니티 공간을 입주민 전용 피트니스 시설로 조성한 사례다. 활용하지 않던 공간을 멋진 헬스장으로 탈바꿈시켜 주민들로부터 폭발적인 반응을 얻었다.

4. 그 밖의 우수사례

 위 언급한 사례 외에도 관리사무소는 사업장 곳곳의 시설물 개선을 위해 부단히 노력해왔다. 먼저 사업장의 얼굴과도 같은 업무동 1층 로비가 제 역할을 제대로 하지 못했던 점을 개선하고자 로비 내 소파를 비치하여 간단한 손님 맞이, 미팅, 휴식 등에 활용할 수 있도록 했다. 이 같은 간단한 변화 만으로도 1층 로비가 한결 밝고 활기찬 분위기를 연출할 수 있게 되었다는 후문이다.

 또한 기존에는 명확한 기준이 없어 미관을 해치던 상가 건물 외부의 간판 및 사인물에 대해 직관적이고 통일된 디자인을 제작하고 가이드라인을 제시하여 깔끔한 외관을 완성했다.

 아울러 3년 넘게 공실 또는 일부 입주민만의 독점 공간으로 전락했던 지상 및 지하 창고공간을 입주민 활용공간으로 개방하여 재탄생 시키는 등 끊임 없는 변화를 계속 시도하고 있다.

용산푸르지오써밋과 함께 하는 사람들