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월호

우리관리웹진 W-zin

관리소장 특별기고 Vol.2

공부하는 관리소장의 성장기

  • 등록일 : 19-11-05
  • wzin@woorihom.com

 




 2017년 관리비 절감사례 경진대회에서 최우수상을 수상한 권은주 소장

 

 

 

 

금융업에 종사하다 관리소장으로 새 삶을 시작한 지 18. 임대아파트인 현 근무지에서 지낸 시간도 어느덧 11년이 되었다.

 

 

17년 전으로 거슬러 올라가면 처음에는 금융업 이력과 더불어 내 성격상 시설물을 체계적으로 잘 관리할 수 있을 것이란 자신감이 있었고 직원들과 가족처럼 지낼 생각에 은근 기대를 하고 시작한 삶이었던 것으로 기억한다.

 

 

하지만, 막상 관리소장으로 입문하니 일부 입주민의 막무가내식 행동과 이기적인 행동이 적잖은 스트레스가 되었던 것 같다.

 

 

당시 나는내가 무엇을 잘못했지? 왜 내게만 이런 일들이 일어나는 거야?’ 혼자서 되물었고 자존감은 끝없이 추락했다. 우울증으로 오랜 기간 참으로 괴롭기도 했다. 늘 고맙고 수고가 많다는 여러 주민의 감사인사와 격려도 위로가 되지 못했다. 하지만, 여러 주민과 동료 직원들의 끊임없는 위로와 격려로 다시 일어설 수 있었으니 정말 감사하고 참으로 다행한 일이다.

 

 

지금이야 당시 힘들었던 상황들이 내게만 있는 것이 아닌 비일비재하게 일어날 수 있는 현실임을 잘 알고 있다. 늘 미소 짓는 사람, 보기만 해도 기분 좋아지는 사람, 이유 없이 트집 잡는 사람, 화를 잘 내는 사람, 무뚝뚝한 사람, 어른 아이 할 것 없이 다양한 사람들이 한데 모여 살고 있으니 당연한지도 모른다.

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

현 아파트에 근무하게 되면서 통상 임대 아파트가 그렇듯 분양 후 갈등 상황이 발생할지 모른다는 중압감에 회계업무의 정립과 투명한 관리를 위해 집중했다. 그리고 협력과 단결을 통해 하나되는 관리사무소를 기대하며 직원들의 마인드 셋업을 위해서도 노력했다. 이는 임대아파트에서 흔히 일어날 수 있는 임대인과 임차인 간의 불협화음으로 인해 관리사무소로 불똥 튀는 경우가 허다하고 그 과정에서 직원들의 스트레스가 엄청나기 때문이다.

 

또한 여러 사건과 관련해 고민 끝에 민원 스트레스를 줄이기 위한 방안으로 세대별 성향을 파악하고 맞춤 대응 방안을 마련했으며, 우리관리 통합관리솔루션 와인(WINE)에서 관리사무소 전 직원이 아이디를 발급받아 민원 내용을 자세하게 입력하고 엑셀로도 공유파일을 만들어 전입, 전출 내용이나 특이사항을 기록했다.

 

 

이외에도 민원이 잦은 세대의 경우 민원일지를 바탕으로 몸과 마음의 준비를 철저히 하고 세대를 방문해 스트레스를 줄여 나갔다. 이어서 애니어그램을 공부해 직원들을 대상으로 성격 심리 테스트와 성향파악을 하고 그에 걸맞은 업무 지침과 지시를 하니 한결 소통이 원활해졌음을 확인 할 수 있었다.





 


 

 


무엇보다 관리비 절감을 위해 많은 고민을 했고 왜 우리가 이렇게 해야 하는지 직원들과 공감대를 형성하기 위해 노력했다.

 

그리고 인건비를 제외한 다른 관리비들이 최소로 부과될 수 있도록 대부분의 외주 작업은 자체적으로 해결했다. 물론 직원들 안전과 결부되어 무리한 작업은 외주로 진행하고 있다. 세대 내 서비스는 위탁관리 서비스 범위가 아님을 주민들께 사전에 홍보하고 있지만, 공용부 관리업무를 먼저 시행하고 여유가 된다면 최대한 세대 내 서비스를 제공하려 노력하고 있다.

 

관리 중인 아파트가 초등학교 옆에 있다 보니, 놀이터나 벤치 목재 부분의 훼손이 많아 수시로 교체해야 한다. 그래서 직접 목재를 재단하고 방부 페인트를 발라 예비로 비치해 뒀다가 수시로 교체하고 있다. CCTV 모니터 또한 빈번하게 고장이 나기 때문에 관리비를 줄이겠다는 목표로 인터넷을 통해 공부하며 습득한 지식으로 자체 수리해 왔다. 신축 배관이나 보도블록, CCTV 케이블, 방화문 스트라이커도 관리사무소 내에서 자체적으로 수리하고 있다. 쉽지 않은 일들이지만, 이는 어디까지나 직원들 모두가 한마음으로 관리비를 줄이겠다는 목표에 대한 공감대 형성이 확고했기에 가능했다고 본다.

 

아무리 관리비를 줄인다 한들 아파트 내 안전사고가 발생하면 관리사무소는 관리의 본질을 간과하고 그 책임을 다하지 못했다는 점에서 변명의 여지가 없다. 이 때문에 단지 곳곳을 반복해서 점검하며, 위험요인이 있는 곳마다 안전표지판을 부착해 입주민들의 안전을 지키기 위해 노력 중이다.

한번은 관리 중인 아파트에서 입주민이 계단에서 미끄러져 다치고 보험회사에서 보상금 5천만 원이 책정되었던 사례가 있었다. 이 경우 보통 보험회사는 관리사무소로 관리부실로 인한 사고임을 적시하고 구상권을 청구하지만, 사고 당시에 보험회사는 우리에게 어떤 구상권도 청구하지 않았다. 이유는 간단하다. 보험회사도 관리적인 측면에서 관리사무소가 해야 할 모든 것을 실행했다고 판단했기 때문이다. 그만큼 사고 예방은 아무리 강조해도 지나침이 없다.

 

관리사무소 직원들도 매한가지다. 우리단지는 미화원이 덜어쓰는 청소 용품 용기에 MSDS와 품명 라벨을 미화 반장이 코팅해 보관하고 있다가 용기를 바꿀 때마다 부착하도록 하고 있다.

 

 

 

 

 

 

 

 

앞서 언급한 것처럼 내부 작업이 많아 평일이 매우 바쁜 편이다. 때문에 주말 근무자는 비상 대기하면서 단순업무를 수행토록 해 평일 근무자의 업무시간을 확보해 나가고 있다.

 

같은 일을 하더라도 마음가짐에 따라 업무의 완성도가 달라지기 때문에 먼저 24시간 근로자에게 최저임금 인상에 따른 입주민 환원 서비스를 코칭하고 주말 근무가 단순 대기나 휴식시간이 아님을 인지시키는 것이 중요했다. 그리고 스트라이커 조립이나 인터폰 분해 청소, 일지 편철, 현관 전등 글러브 청소, 서류 편철, 모니터 수리 등 단순하지만 꼭 필요한 작업을 실행토록 했다. 또한, 전체 세대 난방 계량기 봉인 작업과 건전지 교체 작업을 직원들이 정기적으로 실시하고 있다. 물론 동절기 난방비 “0”세대는 수시로 방문해 실제 사용하지 않고 있는지 실태 조사하고 있다.

 

이외에도 차량 CCTV와 관련해서는 입주자인데도 불구하고 관리사무소에 차량 등록을 하지 않은 경우 차량등록 후 검색하도록 지침을 주고 세대 인테리어 공사는 신청서와 각서만 받지 않고 행위허가 신고 사항인 내력벽 철거 공사를 하지 않는지, 지역난방 배관을 연결하지 않는지 직접 확인하며 관리한다. 규범을 기준으로 입주민 의무 사항을 알리고 홍보하여 입주자가 지켜야 할 것들을 간단명료하게 코칭하고 있다.

 

 

 

 



  

 

 

 

지난 시간을 돌아보면, 나는 관리사무소 관리직, 경리직, 기술직, 경비, 미화에 이르기까지 각 직무 담당자들에게 잘 여문 노하우를 얻었고 우리관리 와인(WINE)을 통해 관리에 필요한 지식이나 정보를 습득해 왔다. 그래도 모를 때는 본사 직원들과 동료 또는 선후배 소장님들께 조언을 구하기도 한다. 그리고 무슨 뜻인지도 모를 책을 사서 밑줄 그어가며 공부하고 인터넷 사이버강좌를 통해 하나씩 배움을 실천하기도 한다.

 

 

그렇게 평소 조금씩, 조금 더 나은 관리를 위해 노력하며 땀 흘려온 시간

 

 

2017, 우리관리 관리비절감 및 서비스경진대회에서 생각지도 못했던 대상의 기쁨을 얻었다. 이후 일본연수를 통해 일본의 건물 관리업을 이해하고 그들의 교육시스템을 배우게 되는 소중한 기회를 얻기도 했다. 내가 주목 받은 데 대해 아직도 기쁨과 더불어 부끄러움이 앞선다. 정말 관리를 잘하시는 소장님들이 여전히 많고 혼자서 한 것이 아닌데, 지금도 부족한 것이 너무 많다는 것을 잘 아는데이 기회를 빌려 여러모로 도와주신 본사와 선·후배 소장님. 우리 관리사무소 직원들께 다시 한번 감사의 마음을 전하고 싶다.

 

 

지금 나의 가장 큰 배움터는 입주민들과 만나는 시간이다. 관리소장을 하면서 자존감이 바닥을 치기도 했지만, 관리소장이기에 자존감을 회복하기도 했다. 입주민으로 인해 마음을 다치기도 했지만, 입주민으로 인해 삶의 기쁨과 보람을 얻기도 했다.

 

 

지쳐 무너졌던 나를 세워주신 분들. 그분들을 위해 나는주어진 자리에서 나부터라는 생각으로 더 많은 배움과 실천을 이어갈 것이다.


 

 

 

 


2017년 관리비 절감사례 경진대회에서 최우수상을 수상한 권은주 소장(가운데)